ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการทำระบบอัตโนมัติไม่ใช่ตอนที่ AI กำลังเป็นที่นิยม แต่เป็นตอนที่เข้าใจกระบวนการธุรกิจที่ทำซ้ำได้ดีพอที่จะปรับปรุงโดยไม่สูญเสียการควบคุม
สัญญาณที่บ่งชี้ว่าเวิร์กโฟลว์อาจพร้อมแล้ว
- งานเกิดขึ้นบ่อยและทำตามขั้นตอนที่จดจำได้
- สามารถอธิบายข้อมูลนำเข้าและผลลัพธ์ที่คาดหวังได้อย่างชัดเจน
- งานทำมือทำให้เกิดความล่าช้า ความไม่สม่ำเสมอ หรือค่าใช้จ่ายที่หลีกเลี่ยงได้
- ทราบข้อยกเว้นและสามารถส่งต่อให้บุคคลดูแลได้
- วัดความสำเร็จได้ด้วยตัวชี้วัดด้านเวลา คุณภาพ รายได้ หรือบริการ
กรณีใช้งานด้านคอมเมิร์ซที่ควรประเมิน
ทีมมักเริ่มจากการจัดประเภทลีด การคัดแยกงานสนับสนุน การเพิ่มข้อมูลแคตตาล็อกจากข้อมูลสินค้าที่อนุมัติแล้ว การสรุปรายงาน การวิเคราะห์รีวิว การช่วยเหลือความรู้ภายใน หรือการแจ้งเตือนที่เชื่อมแบบฟอร์ม CRM อีเมล และการปฏิบัติงานเข้าด้วยกัน
จุดที่ควรระมัดระวัง
ข้อมูลลูกค้า การตัดสินใจทางการเงิน ข้ออ้างทางกฎหมาย การคืนเงิน การเปลี่ยนราคา และการกระทำที่ย้อนกลับไม่ได้ ต้องใช้สิทธิ์ที่เข้มงวดกว่าและการอนุมัติจากมนุษย์ ผลลัพธ์จากการสร้างเนื้อหาควรยึดกับแหล่งข้อมูลที่อนุมัติ บันทึกเมื่อเหมาะสม และตรวจสอบตามระดับความเสี่ยง
วิธีทำโครงการนำร่องอย่างเป็นรูปธรรม
- ทำแผนที่กระบวนการปัจจุบัน ผู้รับผิดชอบ ปริมาณงาน และจุดล้มเหลว
- กำหนดเวิร์กโฟลว์แคบ ๆ หนึ่งรายการและตัวชี้วัดพื้นฐาน
- สร้างด้วยข้อมูลที่เป็นตัวแทนและเส้นทางข้อยกเว้นที่ชัดเจน
- ทดสอบคุณภาพ ความเป็นส่วนตัว สิทธิ์ และพฤติกรรมการกู้คืน
- ดำเนินโครงการนำร่องที่ควบคุมได้ บันทึกความรับผิดชอบ และติดตามผลลัพธ์
ระบบอัตโนมัติมีคุณค่าเมื่อทำให้รูปแบบการดำเนินงานชัดเจนขึ้น ไม่ใช่เมื่อซ่อนกระบวนการที่ยังไม่กำหนดไว้หลังเครื่องมือใหม่ ใช้คู่มือความพร้อมสำหรับระบบอัตโนมัติด้วย AIของเราเพื่อกำหนดกรอบโอกาส แล้วสำรวจระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้วย AIเพื่อการนำไปใช้
มองหาการตัดสินใจที่ทำซ้ำได้ ไม่ใช่แค่การพิมพ์ซ้ำ
ตัวเลือกที่ดีมีตัวกระตุ้นชัดเจน ข้อมูลนำเข้าที่มีโครงสร้าง ผลลัพธ์ที่ทราบ ปริมาณที่เกิดบ่อย และตัวอย่างผลลัพธ์ที่ถูกและผิด การกำหนดเส้นทางลีด การจัดประเภททิกเก็ต การเพิ่มข้อมูลแคตตาล็อกจากแหล่งที่อนุมัติ และสรุปข้อยกเว้นมักเหมาะกับรูปแบบนี้ กระบวนการที่เปลี่ยนทุกครั้งหรือพึ่งพาการตัดสินใจที่ไม่มีเอกสารควรได้รับการทำให้ชัดเจนก่อนทำอัตโนมัติ
กำหนดขอบเขตและการตรวจทานโดยมนุษย์
ตัดสินใจว่าเวิร์กโฟลว์เข้าถึงระบบและฟิลด์ใดได้ เก็บข้อมูลนานเท่าใด และผลลัพธ์ใดต้องได้รับการอนุมัติ ให้คำมั่นสัญญากับลูกค้า การเปลี่ยนราคา การคืนเงิน สิทธิ์ของบัญชี และการกระทำที่มีผลกระทบสูงอื่น ๆ อยู่ภายใต้การควบคุมของมนุษย์จนกว่าจะพิสูจน์ความน่าเชื่อถือได้ บันทึกข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ ข้อผิดพลาด การลองใหม่ และการอนุมัติเพื่อให้ตรวจสอบเหตุการณ์ได้
ประเมินโครงการนำร่องอย่างตรงไปตรงมา
เปรียบเทียบเวลารอบงาน อัตราการเสร็จสิ้น อัตราข้อผิดพลาด เวลาตรวจทานด้วยมือ และผลลัพธ์ของลูกค้ากับกระบวนการเดิม รวมเวลาที่ใช้ดูแลพรอมป์ต์ การแมป และการเชื่อมต่อด้วย โครงการนำร่องที่เหมาะสมควรสร้างการปรับปรุงที่วัดได้โดยไม่ทำให้การดำเนินงานเข้าใจยากขึ้น
ทำแผนที่กระบวนการด้วยคู่มือความพร้อมสำหรับระบบอัตโนมัติด้วย AI แล้วใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้วย AIสำหรับการนำไปใช้แบบควบคุมได้